Configurez vos Destinataires
Découvrez la manière simple de rationaliser votre comptabilité avec la plateforme : un guide pour configurer les destinataires pour une gestion financière automatisée.
Révolutionnez votre comptabilité locative : Maîtrisez la configuration des destinataires avec la plateforme
Les stratégies des destinataires sont la première étape à compléter pour utiliser avec succès le module de comptabilité. Elles vous permettent d'indiquer combien d'argent chaque personne/entité impliquée dans votre entreprise devrait gagner.
Dans cet article, nous expliquerons étape par étape comment créer vos stratégies.
Nous savons que c'est un long article, cependant, nous voulons nous assurer que vous comprenez parfaitement la logique afin que vous puissiez tirer pleinement parti du module de comptabilité !
Généralement, les destinataires sont :
Le gestionnaire de location ou l'agence de location de vacances
Les propriétaires
Le personnel de nettoyage ou les entreprises de nettoyage externes
Les entreprises de blanchisserie
Les entreprises/personnel de maintenance
Tout d'abord, les éléments à garder à l'esprit avant de créer vos stratégies :
Un destinataire est une personne et/ou une entreprise qui devrait gagner de l'argent de toute réservation de toute location gérée dans le compte. Vous devrez créer une stratégie pour chacun d'eux afin d'indiquer combien chacun devrait gagner des revenus des réservations/frais/services/taxes. Il s'agit d'une configuration unique.
Généralement, les revenus sont répartis entre différentes personnes/entités (destinataires), ce qui signifie que chaque destinataire gagnera un montant différent des différents concepts. Ces montants/pourcentages sont indiqués dans la stratégie de chaque destinataire afin que le système sache quels calculs appliquer, et en conséquence vous donner la répartition des revenus par la suite.
Comme mentionné précédemment, dans les stratégies, vous définissez combien d'argent chacun de vos destinataires gagne. Cela se fait généralement avec des pourcentages, mais peut également être fait avec des montants fixes.
La stratégie pour le propriétaire de l'équipe de ce compte (généralement le gestionnaire de location ou l'agence) devrait être le destinataire PAR DÉFAUT, car c'est généralement la seule personne/entreprise qui gagnera de l'argent de toutes les locations et réservations.
Toute autre personne devra avoir une stratégie basée sur les EXCEPTIONS, car elle ne gagnera pas d'argent de chaque réservation/service/frais par défaut.
Les commissions des plateformes de réservation seront séparées automatiquement. Elles seront automatiquement extraites de la valeur du prix de location. Ainsi, les stratégies seront appliquées sur le prix de location, excluant les commissions de la plateforme de réservation (par exemple Booking.com et Airbnb).
Suivant la logique des gestionnaires de canaux, les revenus générés pour toute réservation sont séparés en différents concepts : prix de location, services et frais, et taxes. Chacun de ces concepts a son propre total de 100%.
Vous ne pouvez pas laisser 5% sans l'attribuer à personne, car alors l'argent sera « perdu ». Mais, vous ne pouvez pas non plus attribuer (à tous les destinataires ensemble) plus de 100%, car alors le système dira que plus d'argent sera « payé » aux destinataires qu'il n'en a été reçu.
Commençons !
Nous expliquerons comment configurer vos stratégies à l'aide d'un exemple :
L'agence de location facture une commission de 20% sur le prix de location (après déduction des commissions du canal de réservation) à ses propriétaires de locations.
Les services de nettoyage sont entièrement gérés par l'agence de location. (Les coûts de nettoyage sont facturés aux clients en plus du prix de location et entièrement payés à l'agence.)
La taxe de tourisme/ville est gérée et payée par le propriétaire.
Les taxes (TVA) sont gérées par l'agence de location
Maintenant, créons la stratégie pour l'agence de location étape par étape en utilisant l'exemple.
Stratégie de l'agence de location
1. Prix de location
Comme mentionné précédemment, la stratégie de l'agence de location devrait être celle par défaut. Cela signifie qu'elle sera le SEUL destinataire avec l'option PEUT gagner de l'argent des réservations (prix de location) - Pourcentage - selon l'exemple 20%-
Pour tous les autres destinataires, la stratégie du prix de location sera : PEUT gagner de l'argent des réservations (prix de location) - Pourcentage/Montant fixe - et laissez-le à « 0 » > vous créerez des exceptions pour indiquer combien ils gagnent et pour quelles locations ils doivent gagner ce montant.
Selon l'exemple, la stratégie pour l' agence de location :
(Toujours dans la stratégie de l'agence de location)
Si vous gagnez un pourcentage différent sur quelques-unes seulement de vos locations, vous ajouterez des exceptions à la stratégie du prix de location en cliquant sur Ajouter une nouvelle exception.
Vous sélectionnerez les locations qui nécessitent un montant différent et mettrez le pourcentage/montant de commission que vous facturez sur les réservations de ces locations. Voir ci-dessous :
Une fois terminé, le résultat devrait être similaire à ce qui suit :
Si vous mettez « ne peut pas gagner d'argent des réservations (prix de location) », vous ne pourrez pas ajouter d'exceptions. Cela signifie qu'AUCUN argent ne peut être gagné du tout de cette section. Cela devrait être choisi lors de la création de la stratégie pour l'entreprise de nettoyage ou le propriétaire, par exemple.
2. Frais et services
Cette section comprend tous les frais et services tels qu'ils apparaissent dans vos réservations. Vous devriez pouvoir les voir dans les détails de réservation de toutes.
Si vous avez des frais qui ne sont pas facturés au client (et donc non affichés dans les détails de la réservation), ils ne devraient pas être inclus dans cette section.
Dans cette section, nous travaillons avec des mots-clés afin de pouvoir inclure TOUS les frais et services, même s'ils peuvent avoir des noms différents dans les différents canaux de réservation (Airbnb-Booking.com etc), ou sont configurés dans différentes langues. Cela signifie que si vos frais de nettoyage sont détaillés dans différentes langues dans votre réservation, vous ajouterez une exception pour chaque langue utilisée.
Les langues ne sont PAS liées à la langue que vous utilisez sur votre compte de plateforme, mais à la langue dans laquelle votre annonce est publiée sur les différents canaux de réservation.
Frais les plus courants :
Nettoyage (ménage/nettoyage/limpieza/neteja/pulizia/reinigung)
Taxe de tourisme (City Tax/Municipality Tax/Tasa Municipal/Tasa Turística/Taxe de Séjour)
Frais de client supplémentaire
Draps/Serviettes
Transport navette
Frais pour animaux
Pour procéder à la configuration de la stratégie du gestionnaire/agence de location, nous vous conseillons d'attribuer 100% des frais à l'agence de location comme stratégie par défaut. De cette façon, vous vous assurerez qu'aucun frais ne soit oublié si vous ajoutez de nouveaux frais à l'avenir.
Il est très important d'ajouter la taxe de tourisme dans la stratégie des frais et services car la plupart des canaux de réservation considèrent ces taxes comme des « frais » !
Configuration de la stratégie des frais
Selon l'exemple, 100% des frais de nettoyage sont gérés par l'agence de location.
Dans ce cas, vous mettrez, dans la stratégie des frais par défaut: PEUT GAGNER de l'argent des frais - Pourcentage - 100%.
Cependant, la taxe de tourisme est gérée et payée par le propriétaire comme indiqué dans l'exemple. Cela signifie que 100% va au propriétaire, et 0% à l'agence de location.
Ainsi, puisque vous avez indiqué que l'agence de location gagne 100% des frais, vous devrez créer une EXCEPTION sur la stratégie de l'agence, indiquant qu'elle gagne 0% des frais/services qui contiennent le mot « Taxe de tourisme ».
Comme dit, vous devrez garder à l'esprit les différentes langues dans lesquelles vos clients réservent leurs séjours.
Le résultat sera comme suit (selon les langues) :
Si vous sélectionnez « ne peut pas gagner d'argent des frais », vous ne pourrez pas ajouter d'exceptions. Cela signifie qu'AUCUN argent ne peut être gagné du tout de cette section.
Assurez-vous que tous les frais ont été entièrement attribués aux destinataires correspondants et que rien n'est laissé de côté, dupliqué ou ne dépasse les 100%.
L'erreur la plus courante est que toutes les langues n'ont pas été incluses dans les exceptions dans les stratégies au sein de la section « Frais et services ».
3. Taxes
Cette section inclut les taxes que vous avez configurées dans votre gestionnaire de canaux/configuration des plateformes. Généralement, elle se réfère aux charges de TVA sur votre prix de location uniquement.
Dans le cas de l'exemple, les taxes sont complètement gérées par l'agence de location. Cela signifie que, pour la stratégie du destinataire de l'agence, vous sélectionnerez : peut gagner de l'argent des taxes - pourcentage - 100%. Voir ci-dessous :
Pour tous les autres destinataires, vous sélectionnerez l'option « ne peut pas gagner d'argent des taxes ».
Dans la plupart des entreprises, la section Taxes n'est pas utilisée, car aucune TVA n'est appliquée sur le prix de location. Dans la plupart des pays, seuls les frais et services doivent inclure la TVA, mais pas le prix de location. Cependant, cela dépend de l'emplacement de votre entreprise.
4. Articles récurrents
Les articles récurrents sont des articles qui doivent être payés/reçus régulièrement ET ne sont pas inclus dans les détails de réservation de vos réservations.
Les articles récurrents peuvent être configurés soit par relevé soit par réservation.
La valeur indiquée dans cette section en tant que DÉPENSE doit être NÉGATIVE car il s'agit d'un COÛT. Tous les autres articles doivent être des montants positifs puisqu'il s'agit de revenus récurrents.
Exemples : Services de jardinage - Abonnements Netflix - Coûts de nettoyage mensuels fixes - Frais d'enregistrement.
Gardez à l'esprit que lorsque vous créez un article récurrent, il s'agit d'un coût/revenu pour le destinataire qui ne provient pas directement d'une réservation. Par conséquent, vous devrez l'équilibrer et attribuer exactement le même montant en tant que coût/revenu à un autre destinataire.
En d'autres termes, tout coût pour 1 destinataire devrait être un revenu pour un autre destinataire. Sinon, de l'argent sera perdu ou laissé de côté.
Pour expliquer cela, laissez-moi vous donner un autre exemple.
Coûts de nettoyage mensuels fixes pour l'agence de location. Disons qu'ils paient un montant fixe par location par mois de 200€ à l'agence de nettoyage, et ces nettoyages ne sont pas directement liés aux réservations, donc il y a aussi des nettoyages malgré l'absence de réservations.
Dans ce cas, vous devriez appliquer ce qui suit :
Dans la stratégie de l'agence de location, ajoutez une dépense récurrente de -200€ en tant que montant fixe par relevé.
Dans la stratégie de l'agence de nettoyage, ajoutez des frais récurrents de 200€ en tant que montant fixe par relevé.
Autre exemple :
Les frais d'enregistrement de 20€ sont payés par le propriétaire, ce qui signifie qu'ils ne sont pas directement facturés au client en tant que frais séparé donc ce n'est PAS inclus dans le détail de la réservation.
Donc, dans l'ensemble, ces frais sont gagnés par l'agent d'enregistrement et payés par le propriétaire.
Dans ce cas, vous devriez appliquer :
Dans la stratégie du propriétaire, ajoutez une dépense récurrente de -20€ en tant que montant fixe par réservation (sélectionnez les locations auxquelles cela s'applique).
Dans la stratégie de l' agent d'enregistrement, ajoutez des frais récurrents (ou un élément de prix de location) de 20€ en tant que montant fixe par réservation (sélectionnez les locations auxquelles cela s'applique).
Terminé, vous avez créé vos destinataires !
Il s'agit d'une configuration unique, mais vous pouvez modifier les destinataires à tout moment si vous en avez besoin.
N'hésitez pas à nous consulter sur toute stratégie que vous souhaitez appliquer en fonction de la comptabilité de votre entreprise.
Maintenant j'aimerais voir/créer le résumé de mes revenus (relevés)
NOTES :
Il n'est pas possible de supprimer un destinataire, car ils peuvent avoir déjà créé des relevés et des paiements liés à eux. De cette façon, aucune information légale ne sera perdue.
Envisagez de créer un destinataire dédié aux « Clients avec incidents ou dommages », en laissant une stratégie de configuration vierge.
Lorsqu'un dommage se produit, vous pouvez attribuer la dépense de celui-ci (un supplément non indiqué dans la réservation) au paiement de ce destinataire ; puis l'équilibrer en ajoutant le « gain/coût à couvrir » du dommage au destinataire qui devrait le gagner (généralement le propriétaire ou l'agence/gestionnaire).
Pour en savoir plus sur les clients avec incidents, consultez cet article :
Conseils : Clients avec incidents et stratégies vierges