Configuration de Ses Hospedajes
Dans cet article, nous expliquerons comment configurer la connexion avec Ses Hospedajes pour l'envoi automatique de communications.
Mais d'abord, quelles communications sont envoyées automatiquement ?
Rental Ninja envoie automatiquement les communications suivantes à l'autorité :
1. Communication de nouvelle réservation
Elle est envoyée 2 heures après la réception d'une réservation, tant qu'elle a le statut "Confirmée". Seules les réservations avec un départ futur seront envoyées. Toute modification de la réservation ou du client sera notifiée tant qu'elle a été effectuée jusqu'à un maximum de 10 jours après le départ. La communication comprend les données de base de la réservation et du client.
2. Communication des voyageurs (Parte de viajeros)
Grâce à notre formulaire PreCheck-in, que vous devez activer avant de configurer Ses Hospedajes, vous collecterez automatiquement les informations des voyageurs. Le mode "Espagne" du formulaire garantit que vous collectez les informations requises par Ses Hospedajes. De plus, avec "Doc Scan", vous leur facilitez la vie car leur document sera scanné et le formulaire sera rempli automatiquement. Par ailleurs, vous pouvez utiliser la vérification d'identité pour vous assurer que ce sont les voyageurs eux-mêmes qui remplissent le formulaire.
Une fois le formulaire complété, la communication est envoyée pour les réservations confirmées uniquement le jour d'arrivée (si le formulaire de pré-enregistrement est complété) ou jusqu'à 10 jours après le départ lorsque le formulaire est complété. N'oubliez pas que vous devez vous assurer que le voyageur remplit le formulaire ou le remplir et le compléter vous-même. Toute modification du formulaire sera envoyée tant que la modification a lieu jusqu'à 10 jours après le départ.
3. Modifications et annulations
Si vous annulez ou modifiez une réservation ou une communication de voyageur déjà envoyée, le système envoie automatiquement la mise à jour à Ses Hospedajes.
Comment configurer Ses Hospedajes
Pour commencer, rendez-vous sur Ses Hospedajes. Vous devez accéder à la section "Acceso al registro de establecimientos y entidades", qui vous permet de gérer votre compte et les informations de votre propriété, et non celle qui vous permet de gérer les communications. Inscrivez-vous et assurez-vous de cocher la case "Envío de comunicaciones por servicio web". Si vous êtes déjà inscrit, vous devez modifier vos données enregistrées pour vous assurer de cocher la case "Envío de comunicaciones por servicio web" :
Si vous êtes déjà inscrit et souhaitez trouver la case à cocher, rendez-vous dans la section "Mis datos registrados"
Cochez la case "Envío de comunicaciones por servicio web"
Cette case nous permettra d'envoyer des communications à Ses Hospedajes. Si vous ne la cochez pas, les soumissions échoueront. D'autre part, l'adresse e-mail que vous saisissez sera celle où ils vous enverront les communications envoyées et les échecs, mais vous verrez en réalité tout cela directement dans Rental Ninja.
Maintenant, rendez-vous dans Rental Ninja. La configuration se fait par propriété. Dans chacune, dans la section de configuration du module voyageurs, vous trouverez l'onglet "Autorités d'enregistrement" :
Enregistrez Ses Hospedajes dans la section "Autorités d'enregistrement" de chaque propriété
Il ne vous permettra d'ajouter Ses Hospedajes que si l'emplacement de la propriété est en Espagne. Vous devez ajouter les 4 champs suivants dans le formulaire :
1- Nom d'utilisateur et mot de passe "Servicio web"
Lorsque vous aurez coché la case "Envoi de communications par service web" dans Ses Hospedajes, vous recevrez un e-mail avec les identifiants (nom d'utilisateur et mot de passe) pour le service web. ATTENTION ! Ce ne sont pas les identifiants de votre accès Ses Hospedajes, mais ceux du "servicio web" ! Si vous ne les trouvez pas, vous pouvez aller sur Ses Hospedajes, dans la section "Servicio de comunicación" :
Rendez-vous dans "Servicio de comunicación" si vous devez récupérer les identifiants du service web
Vous pouvez y récupérer les identifiants que vous devez saisir dans Rental Ninja. Vous pouvez avoir un compte avec plusieurs propriétés. Vous devez alors saisir les mêmes identifiants pour plusieurs propriétés dans ce cas. D'autre part, n'oubliez pas que si vous changez le mot de passe du compte, vous devez également le modifier dans Rental Ninja afin que l'envoi de communications n'échoue pas. Si une communication a échoué pour cette raison, le système ne la réessaiera pas automatiquement. Vous trouverez un bouton "Réessayer" dans la vue des communications de Rental Ninja.
2- "Código de Arrendador" et "Código Establecimiento"
Lorsque vous enregistrez une propriété dans Ses Hospedajes, vous recevrez un e-mail avec les deux codes. Si vous ne le trouvez pas, rendez-vous dans la section "Mis datos registrados" de Ses Hospedajes pour les récupérer.
Important : Une fois la connexion configurée, le système gère tout : il envoie les communications obligatoires, vous alerte si quelque chose échoue, et réessaie automatiquement lorsque vous corrigez les erreurs. Par conséquent, vous n'avez rien d'autre à faire.
Et maintenant quoi ?
Une fois la connexion configurée, le système fonctionnera de manière entièrement automatique. Cependant, si vous souhaitez en savoir plus sur comment :
Consulter l'historique des communications envoyées
Identifier et gérer les erreurs dans les communications
Voir les alertes automatiques lorsque quelque chose échoue
Connaître les autorisations nécessaires pour gérer les autorités
Consultez l'article Autorités d'enregistrement où vous trouverez toutes les informations sur les opérations quotidiennes avec les communications aux autorités.