Configuración de SES Hospedajes
En este artículo explicaremos cómo configurar la conexión con Ses Hospedajes para el envío de las comunicaciones de manera automática.
Pero primero, ¿qué comunicaciones se envían automáticamente?
Rental Ninja envía automáticamente las siguientes comunicaciones a la autoridad:
1. Comunicación de Nueva Reserva
Se envía 2 horas después de que entre una reserva, siempre y cuando tenga estado "Confirmada". Solamente se enviarán las reservas con check-out futuro. Cualquier modificación en la reserva o en el cliente, será notificada siempre y cuando se haya hecho hasta un máximo de 10 días después del check-out. La comunicación incluye los datos básicos de la reserva y del cliente.
2. Comunicación de Huéspedes (Parte de Viajeros)
Gracias a nuestro Formulario PreCheck-in, que debes activar antes de configurar Ses Hospedajes, recolectarás la información de los huéspedes automáticamente. El modo "España" del formulario se asegura de que recoges la información que requiere Ses Hospedajes. Además, con el "Doc Scan" les pones la vida fácil puesto que se les escaneará el documento y rellenará el formulario automáticamente. Además, puedes usar la verificación de identidad para asegurar que son ellos mismos quienes rellenan el formulario.
Una vez completado el formulario, la comunicación se envía para reservas confirmadas solamente el día del check-in (si el formulario de pre-check-in está completado) o hasta 10 días después del check-out cuando se complete el formulario. Recuerda que debes asegurarte de que el huésped rellena el formulario o bien rellenarlo y completarlo tú mismo. Cualquier modificación en el formulario será enviada siempre y cuando la modificación se produzca hasta 10 días después del check-out.
3. Modificaciones y Cancelaciones
Si cancelas o modificas una reserva o comunicación de huéspedes ya enviada, el sistema envía automáticamente la actualización a SES Hospedajes.
Cómo configurar Ses Hospedajes
Para empezar, dirígete a Ses Hospedajes. Deberás acceder a la sección "Acceso al registro de establecimientos y entidades", la que te permite gestionar tu cuenta y la información de tus alojamientos, no la que te permite gestionar las comunicaciones. Regístrate asegurándote de marcar la casilla de envío de comunicaciones por servicio web. Si ya estás registrado, deberás modificar tus datos registrados para asegurar que marcas la casilla de envío de comunicaciones por servicio web:
En caso que ya estés registrado y quieras encontrar la casilla, dirígete a la sección "Mis datos registrados"
Marcar la casilla Envío de comunicaciones por servicio web
Esta casilla nos permitirá mandar las comunicaciones a Ses Hospedajes. Si no la marcas, fallarán los envíos. Por otro lado, el correo que pongas será donde te mandarán las comunicaciones enviadas y fallos, pero realmente todo esto lo verás directamente en Rental Ninja.
Ahora dirígete a Rental Ninja. La configuración es por alojamiento. En cada uno de ellos, en la sección de configuración del módulo de huéspedes, encontrarás la pestaña "Autoridades de Registro":
Registra Ses Hospedajes en la sección "Autoridades de Registro" de cada alojamiento
Solamente te dejará añadir Ses Hospedajes si la ubicación del alojamiento es en España. Deberás añadir los siguientes 4 campos en el formulario:
1- Usuario y Contraseña del servicio web
Cuando hayas marcado la casilla de "Envío de comunicaciones por servicio web" en Ses Hospedajes, recibirás un correo con las credenciales (usuario y contraseña) del servicio web. ATENCIÓN! No se trata de las credenciales de tu acceso a Ses Hospedajes, sino las del servicio web! Si no las encuentras, puedes ir a Ses Hospedajes, en la sección "Servicio de comunicación":
Dirígete a "Servicio de comunicación" en caso de deber recuperar las credenciales del servicio web
Ahí podrás recuperar las credenciales que debes poner en Rental Ninja. Es posible que tengas una cuenta con múltiples alojamientos. Deberás introducir las mismas credenciales para múltiples alojamientos en ese caso. Por otro lado, recuerda que si cambias la contraseña de la cuenta deberás modificarla también en Rental Ninja para que no falle el envío de comunicaciones. Si te ha fallado alguna comunicación por este motivo, el sistema no lo reintentará automáticamente. Encontrarás un botón de "Reintentar" en la vista de Rental Ninja de la comunicación.
2- Código de Arrendador y Código Establecimiento
Cuando registres un alojamiento en Ses Hospedajes, recibirás un correo con ambos códigos. En caso de que no lo encuentres, dirígete a la sección "Mis datos registrados" de Ses Hospedajes para recuperarlos.
Importante: Una vez configurada la conexión, el sistema se encarga de todo: envía las comunicaciones obligatorias, te alerta si algo falla, y reintenta automáticamente cuando corriges los errores. Por tanto, no debes hacer nada más.
¿Y ahora qué?
Una vez configurada la conexión, el sistema funcionará de manera completamente automática. Sin embargo, si quieres conocer más detalles sobre cómo:
Consultar el historial de comunicaciones enviadas
Identificar y gestionar errores en las comunicaciones
Ver las alertas automáticas cuando algo falla
Conocer los permisos necesarios para gestionar las autoridades
Consulta el artículo Autoridades de Registro donde encontrarás toda la información sobre la operativa diaria con las comunicaciones a autoridades.