Per sapere quando e a chi far eseguire un Lavoro, è necessario pianificarlo.
Come nota iniziale importante, dal momento in cui i Piani di Lavoro vengono pianificati, ogni persona responsabile di ciascun lavoro verrà avvisata tramite una notifica push sul proprio telefono, ogni volta che un Lavoro viene creato nel sistema o ogni volta che viene modificato (ad esempio, quando viene modificato l'orario di check-in per una prenotazione, il sistema riadatterà il tempo disponibile per il completamento in base al nuovo orario di check-in o check-out).
Prima di iniziare questa fase, assicuratevi di aver già creato tutti i Piani. Se non l'avete ancora fatto, fate clic qui per vedere come crearli.
Passo per passo
Per programmare un lavoro, basta fare clic sul pulsante "+" nella schermata "Lavori Programmati".
Assegnate un nome e una descrizione
Scegliete se volete che il lavoro venga cancellato quando viene cancellata anche la relativa Prenotazione.
Scegliere gli Appartamenti a cui applicare il lavoro.
Scegliete la tempistica del lavoro.
Vedrete che le date di inizio e fine dei lavori sono collegate alle Prenotazioni.
Scegliete il Piano di Lavoro da applicare
Scegliete CHI volete che completi il lavoro
Sarà possibile vedere/scegliere solo tra i Membri della Squadra che hanno accesso agli Appartamenti selezionati al punto 3. (I Lavori possono essere assegnati solo a persone che hanno accesso alle Prenotazioni). (I lavori possono essere assegnati solo a persone che hanno accesso all'Appartemento relativo al lavoro).
Nota: è possibile assegnare il lavoro a un "ruolo" generico. Ciò significa che TUTTI i Membri della Squadra con quel ruolo e l'accesso all'Appartamento (selezionato al punto 3) potranno vedere il lavoro. La persona che desidera completare il Lavoro può richiederne il completamento quando inserisce l'attività. Tutti gli altri, con lo stesso ruolo e l'accesso al noleggio, vedranno che il lavoro corrispondente è già stato preso.
In alternativa, invece di far reclamare il Lavoro ai Membri della Squadra, è possibile assegnare manualmente i Lavori una volta creati dal sistema dei Lavori Programmati. Questo può essere fatto dalla vista Calendario del sito web, così come dall'App mobile, se il vostro ruolo ve lo consente (gestione dei ruoli).
7. Scegliere se si desidera che qualcuno ispezioni il lavoro.
Se volete che qualcuno "sorvegli" questo Lavoro, potete scegliere un "Ispettore". Questa persona avrà il compito di approvare o rifiutare il Lavoro una volta che l'assegnatario lo ha completato. Se l'ispettore rifiuta il Lavoro, questo verrà contrassegnato come non completato e sarà nuovamente visualizzato nell'elenco dei Lavori correnti (l'elenco delle attività da svolgere).
Solo i Membri della Squadra con i ruoli di Team Owner, Administrator e Rental Manager possono ispezionare i lavori.
Suggerimenti importanti per l'utilizzo
La sezione Lavori pianificati crea Lavori e li collega alle Prenotazioni. Ciò significa che se una Prenotazione viene modificata, i Lavori correlati verranno modificati di conseguenza.
I Membri della Squadra verranno avvisati sul loro telefono tramite notifiche push per qualsiasi modifica delle Attività, come ad esempio: Lavori creati, date modificate, Lavori assegnati, completati, ispezionati, rifiutati o non completati. Le notifiche che ricevono dipendono dal loro ruolo e dalla loro relazione con il Lavoro.
Se si accede alla vista Calendario (visibile solo dalla versione Web) e si posiziona il mouse sopra una Prenotazione, i Lavori correlati saranno evidenziati. E viceversa.
Il sistema crea i Lavori 30 giorni prima del giorno di inizio della Prenotazione.
Le modifiche nelle Attività correlate alla Prenotazione vengono aggiornate immediatamente quando la modifica della Prenotazione è stata ricevuta da Rental Ninja.
Se una Prenotazione cambia le sue date, i Lavori correlati si spostano con la Prenotazione. Non è necessario modificare manualmente nulla.
Se un lavoro è assegnato genericamente a un Ruolo della Squadra (ad esempio, Personale delle pulizie), tutti i Membri con quel Ruolo e con accesso agli Appartamenti di quel Lavoro Programmato saranno in grado di richiedere il Lavoro. Qualsiasi persona con lo stesso Ruolo, ma senza accesso all'Appartamento, NON vedrà il lavoro.
Se si assegna a un Membro della Squadra il ruolo di ispettore, nel suo menu apparirà un pulsante "Ispezione" dedicato. Chiunque non sia un ispettore non vedrà questo pulsante.
Se a qualcuno della vostra Squadrasono stati assegnati dei Lavori individualmente (al contrario dell'assegnazione a un ruolo generico), vedrà solo un pulsante nel suo menu dell'applicazione mobile dedicato a "I miei lavori", mentre chiunque abbia un ruolo di gestione o sia assegnato a un lavoro tramite l'impostazione di un'autorizzazione di ruolo generico, vedrà un pulsante "I miei lavori" e un pulsante "Lavori del team".