Afin de savoir quand accomplir quelle Mission, vous devrez les planifier.
À partir du moment où vos Modèles de Missions sont Planifiés, chaque personne responsable d'une Mission, sera notifiée par une Notification sur son téléphone, chaque fois qu'une Mission est créée dans le système, ou lorsqu'il y a une modification (par exemple quand une heure de Check-in est changée pour une Réservation, le système réajustera l’heure pour l’achèvement en fonction de la nouvelle heure de Check-in ou Check-out).
Avant de commencer cette étape, assurez-vous que vous avez déjà créé tous vos Modèles. Si vous n'en avez pas encore fait, cliquez ici pour savoir comment les créer.
Étape par étape
Pour Planifier une Mission, cliquez sur le bouton “+” dans l’onglet de Missions Planifiées.
1.Donnez lui un Nom et une Description
2. Choisissez si vous voulez que la Mission soit annulée lorsque la Réservation associée est également annulée.
3. Choisir les Logements auxquels vous voulez que la Mission soit appliquée
4. Choisir le moment de la Mission
Vous verrez que les dates de début et de fin des Missions sont liées aux Réservations.
5. Choisir le Modèle de Mission à utiliser
6. Choisir à QUI vous voulez assigner la Mission
Vous serez en mesure de voir/choisir entre les Membres de l’Équipe qui ont accès au Logement sélectionné dans l’étape 3. (Les Missions ne peuvent être assignées qu’aux membres qui ont accès au Logement correspondant dans la Mission)
Note: Vous pouvez assigner une Mission à un “Rôle” générique. Cela veut dire que TOUS les membres avec ce rôle ET accès au Logement (sélectionné dans l’étape 3) pourront voir la Mission. La personne qui veut compléter la Mission, peut la réclamer pour l’achever lorsqu'il/elle entre dans la Mission. Tout le reste de l’équipe, avec le même rôle et accès au Logement, verra que la Mission correspondante a déjà été prise.
Si vous ne voulez pas que les membres de votre équipe la réclament, vous pouvez assigner la Mission manuellement une fois qu'elle est créée par le Système de Missions Planifiées. Cela peut être fait de la vue du Calendrier dans le site internet, ou bien depuis l’App Mobile, si votre rôle vous permet de faire ça (Rôles de gestion).
7. Choisissez si vous voulez que quelqu'un inspecte la Mission
Si vous voulez que quelqu’un "inspecte" cette Mission, vous pouvez choisir un “Inspecteur”. Cette personne sera responsable d'Approuver ou Rejeter la Mission une fois que l’assigné l’a complétée. Si l’ inspecteur rejette la Mission, elle sera marquée comme inachevée et sera affichée à nouveau dans la liste de Missions Actuelles (liste de Missions à faire).
Seuls les Membres de l’Équipe avec les Rôles de Propriétaire de l’Équipe, Administrateur, Rental Manager peuvent inspecter les Missions.
Conseils importants sur l'utilisation
La section de Missions Planifiées crée les Missions et les relie aux Réservations. Cela veut dire que si une Réservation est modifiée les Missions liées seront modifiées en conséquence.
Les Membres de l’ Équipe seront notifiés sur leur téléphone par une Notification pour n'importe quelle modification concernant les Missions, comme par exemple: Missions créée, modification de dates, Mission assignée, complétée, inspectée, rejetée ou inachevée. Les notifications qu’ils reçoivent dépendent de leur rôle et de leur relation avec la Mission.
Si vous allez à la vue du Calendrier (seulement visible sur la Version Web) et que vous mettez le curseur sur une Réservation, les Missions liées seront mises en évidence. Et inversement.
Le système crée les Missions 30 jours avant la date de début de la Mission Planifiée. Il est donc normal que pour une réservation plus lointaine, vous ne puissiez pas tout de suite voir la Mission Planifiée qui s'affiche, mais cela se fera automatiquement à 30 jours de la date de Mission.
Les modifications de Missions liées aux Réservations sont mises à jour immédiatement lorsque Rental Ninja reçoit la modification de la Réservation.
Si une Réservation change les dates, la Tâche se déplacera avec la Réservation. Il n’y a pas besoin de le changer manuellement.
Si une Mission est assignée à un Rôle d’Équipe (par exemple Équipe de Ménage) tous les Membres avec ce Rôle ET avec accès au Logement de la Mission Planifiée pourront réclamer la Mission. Toute personne ayant ce même rôle, mais PAS d'accès au Logement ne verra pas la Mission.
Si vous assignez quelqu'un de votre Équipe comme un “Inspecteur”, un bouton "inspecter" dédié apparaîtra sur son menu. Toutes les personnes qui ne sont pas Inspecteurs ne verront pas ce bouton.
Si quelqu'un dans votre Équipe a des Missions qui lui sont assignées individuellement (le contraire de l’assigner à un rôle générique), ils ne verront qu’un bouton dans le Menu de leur App Mobile dédié à “Mes Missions”, au contraire, n’importe qui avec un rôle de gestion ou assigné à une Mission à travers une autorisation de rôle générique, verra s'afficher un bouton « Mes Missions» ainsi qu’un bouton « Missions d’équipe ».