Configuration du Module de Tâches pour les PM
Automatisez et documentez les tâches de l'équipe avec le module de tâches de Rental Ninja. Rationalisez vos opérations efficacement.
Le Module des Tâches est conçu pour planifier et attribuer automatiquement les Missions récurrentes à effectuer par toute personne de votre équipe.
Cela permet d'économiser beaucoup de temps, d'éliminer les mises à jour manuelles, d'éviter les malentendus et d'assurer que tout sera fait à temps, laissant, si désiré, une preuve de Tâches achevé.
Découvrez les capacités du module de tâches de Rental Ninja:
Automatiser les Missions Récurrentes (ex: Ménages et Check-ins)
Créer des Missions Ponctuelles (ex: Réparer un article cassé)
Modifier/Éliminer 1 mission spécifique générée comme une mission récurrente ( ex: Le nettoyage ne doit pas être effectué en raison d'une extension de Réservation)
Assigner des Missions à 1 personne ou à un Groupe de Personnes (ex: Équipe de Ménage ou Rental Managers)
Superviser ou assigner des Inspecteurs aux différentes Missions assignées aux Membres de votre Équipe
Mettre des Photos pour toutes les Tâches qui en ont besoin
Elle est conçue pour que votre équipe puisse effectuer les travaux depuis n'importe quel endroit, pour des raisons telles que les check-in, les nettoyages, les supervisions et les travaux d'entretien.
La plupart des tâches sont donc effectuées via l'application mobile de Rental Ninja.
D'autre part, vous pouvez également utiliser les tâches programmées pour définir des rappels pour des tâches administratives, telles que le remboursement des dépôts de garantie pour toutes vos réservations ou la vérification de l'état de paiement de vos réservations.
Comment procéder à la mise en place ?
Avant de créer et d'attribuer des tâches, il est essentiel que vous invitiez votre équipe à louer Ninja afin qu'elle puisse effectuer les tâches.
Indiquez les tâches à accomplir pour chaque emploi.
Un modèle sert de liste de choses à faire pour les membres de votre équipe, afin qu'ils sachent exactement ce qui doit être fait dans chaque tâche.
Pour mettre en place des Tâches automatisé, il est obligatoire de créer un modèle de Mission.
Cependant, les modèles de tâches sont facultatifs pour les tâches uniques : nous vous recommandons de créer un modèle pour vos tâches uniques, telles que* les tâches de maintenance*. Ainsi, lorsque vous créerez ces tâches ultérieurement, vous pourrez rapidement leur attribuer un modèle.
Planifiez les tâches ou créez des tâches uniques.
3a. Définir une Tache Planifée(Liée à vos réservations)
ou
3b. Créer une Tache Récurrente(non liée à vos reservations
ou
Ce qu'il faut savoir :
Les Tâches ne peuvent pas être créées/modifiées/supprimées que par les propriétaires d'équipe, les administrateurs et les gestionnaires de location.
Tous les autres Membres de l'équipe peuvent réclamer des missions et les mener à bien en fonction de leurs autorisations.
Les inspections de travaux ne peuvent être attribuées qu'aux propriétaires d'équipe, aux administrateurs et aux gestionnaires de location.
Tous les membres de l'équipe peuvent consulter les travaux en fonction de leurs autorisations et de l'accès des locataires.
Schéma de couleurs:
Les réservations confirmées sont affichées en BLEU, les blocages (dates non disponibles) sont affichés en GRIS. Sous chaque réservation/blocage, vous verrez les offres d'emploi qui y sont liées.
Les tâches qui requièrent votre attention sont affichées en ROUGE lorsqu'elles sont échues, ou en JAUNE lorsqu'elles doivent être effectuées aujourd'hui.
Lorsqu'une tâche future est attribuée à un rôle, elle apparaît en BLEU; lorsque la tâche est attribuée à une personne, vous verrais le nom et la photo de cette personne.
Lorsqu'une tâche est attribuée à un rôle, toute personne ayant ce rôle ET l'accès à la location pourra réclamer la tâche.
Au lieu de réclamer la mission, le gestionnaire de location peut l'attribuer à un membre spécifique de l'équipe ou la réattribuer à quelqu'un d'autre.