Gestion des frais supplémentaires et incidents dans Rental Ninja : dépôts de garantie, annulations et incidents clients
Apprenez à comptabiliser efficacement les revenus supplémentaires, notamment :
Les incidents qui doivent être facturés/impliquent un remplacement ou des réparations
Les dépôts de garantie
Les frais d'annulation
Il existe des cas spécifiques où vous facturez un montant d'argent à vos clients en raison d'incidents survenus pendant leur séjour, comme une porte cassée, des dommages au canapé, un miroir brisé... peut-être devez-vous également comptabiliser les réservations annulées.
Comme cet argent est un revenu ne provenant pas directement d'une réservation, il n'apparaîtra pas automatiquement dans la ventilation de la réservation et n'apparaîtra donc pas non plus dans le relevé comptable et les paiements.
Ainsi, pour que ces coûts supplémentaires soient reflétés dans votre comptabilité, vous devrez les ajouter manuellement aux paiements.
Les éléments supplémentaires doivent toujours être équilibrés entre les destinataires car ils ne sont pas directement affichés dans un relevé étant donné qu'ils sont supplémentaires.
Pour réussir à ajouter et à équilibrer les montants supplémentaires entre les paiements, nous vous recommandons de créer un nouveau « Destinataire » avec une stratégie vierge et de le nommer « Clients avec incidents » (ou un autre nom que vous souhaitez lui donner) auquel vous pouvez attribuer ces revenus/dépenses supplémentaires.
Comment créer une stratégie vierge dans Rental Ninja ?
Allez dans Comptabilité → Destinataires → Créer un nouveau destinataire → Entrez le nom « Clients avec incidents » → Ajoutez votre courriel → Cliquez sur Enregistrer.
Les autres champs ne sont pas obligatoires, car ce destinataire est à usage interne uniquement. Vous n'utiliserez ce destinataire que lorsque nécessaire et ne programmerez pas de relevés avec celui-ci. Au lieu de cela, utilisez-le uniquement pour les dépenses ou les revenus supplémentaires liés à un client spécifique.
La stratégie du destinataire pour « Clients avec incidents » devrait ressembler à ceci :
Lorsque vous devez comptabiliser des dommages, des annulations ou des montants supplémentaires facturés/payés au client, vous devrez utiliser ce destinataire.
Pour équilibrer l'argent reçu pour couvrir cet incident/ces dommages/cette annulation (ne provenant d'aucune ventilation de réservation) dans le relevé comptable, nous créons 2 paiements :
Créez-en un pour le destinataire « Clients avec incidents » en tant que dépense
Ajoutez le montant pour le destinataire qui devrait gagner/compenser l'argent de l'incident (par exemple l'agence ou les propriétaires locatifs) en tant que revenu/dépense.
Comme il s'agit d'une dépense/revenu ponctuel, nous devons l'introduire dans le système avec la fonctionnalité « Ajouter un élément ».
Une fois que vous avez cliqué sur Clients avec incidents ou Clients avec dommages, sélectionnez Afficher les actions >> Ajouter un élément
Veuillez consulter l'article suivant sur la manière d'ajouter des coûts ponctuels à votre comptabilité :