Destinatarios - Los distintos actores en tus Alquileres Vacacionales
Configurar los distintos participantes en tu negocio para aplicar las estrategias de Gestión Financiera de tus Alquileres Vacacionales
Las Estrategias de los Destinatarios son el primer paso a completar para utilizar con éxito el Módulo de Contabilidad. Te permiten indicar cuánto dinero debe recibir cada persona/entidad involucrada en tu Negocio.
En este artículo te explicaremos paso a paso cómo crear tus Estrategias.
Sabemos que es un artículo largo, sin embargo, queremos asegurarnos de que comprenda completamente la lógica para que pueda aprovechar al máximo el Módulo de Contabilidad.
Los destinatarios más comunes suelen ser:
El administrador de alquiler o agencia de alquiler vacacional
Dueños de la propiedad
Personal de limpieza o empresas de limpieza externas
Empresas de lavandería
Empresas de mantenimiento/personal
Cosas a tener en cuenta antes de crear tus Estrategias:
Un Destinatario es una persona y/o empresa que debe recibir dinero con cualquier Reserva determinada de cualquier Alquiler gestionado dentro de la cuenta. Deberá crear una estrategia para cada uno de ellos para indicar qué parte debería recibir por cada uno de los ingresos por Reservas/Tarifas/Servicios/Impuestos. Esta es una configuración que te permitirá que se aplique cuando y como tú le digas cada vez que sea necesaria. Automáticamente.
Normalmente, los ingresos se dividen entre diferentes personas/entidades (los ya famosos Destinatarios), lo que significa que cada Destinatario recibirá una cantidad diferente por los diferentes conceptos. Estos importes/porcentajes se indican en la Estrategia de cada Destinatario para que el sistema sepa qué cálculos aplicar y generar el resultado para el reparto de Ingresos más adelante.
Como dijimos antes, en las Estrategias defines cuánto dinero gana cada uno de tus Destinatarios. Esto generalmente se hace con porcentajes, pero también se puede hacer con cantidades fijas.
La Estrategia para el propietario del equipo de esta cuenta (normalmente el administrador de alquileres o la agencia) debe ser el destinatario PREDETERMINADO* , ya que normalmente es la única persona/empresa que ingresará dinero con todos los alquileres y reservas.
Todas las demás personas tendrán una estrategia basada en las EXCEPCIONES, ya que no ingresarán dinero con cada Reserva/Servicio/Tarifa de forma predeterminada.
Las Comisiones de las Plataformas de Reservas se separarán automáticamente. Se extraerá automáticamente del valor del Precio del Alquiler. Así, las Estrategias se aplicarán sobre el Precio del Alquiler, excluyendo las Comisiones de la Plataforma de Reservas (p. ej. Booking.com y Airbnb).
Recordatorio obvio pero a la vez necesario: Siguiendo la lógica de los Channel Manager, los ingresos generados por cualquier Reserva se separan en diferentes conceptos: Precio de Alquiler, Servicios y Tarifas e Impuestos. Cada uno de estos conceptos tiene su propio total del 100%.
No puedes dejar el 5% sin asignarlo a nadie, porque entonces el dinero se "perderá". Pero tampoco puede asignar más del 100% (entre todos los destinatarios juntos) , porque entonces el sistema dirá que se "pagará" a los destinatarios más dinero del que se recibió.
¡Empecemos!
Te explicamos como configurar las estrategias a través de un ejemplo
La Agencia de Alquiler cobra una comisión del 20% sobre el Precio del Alquiler (después de detraer las Comisiones del Channel Manager) a sus Propietarios de Alquiler.
Los servicios de limpieza están íntegramente gestionados por la Agencia de Alquiler. (Los gastos de limpieza se cargan a los huéspedes además del precio del alquiler y se pagan en su totalidad a la Agencia).
El impuesto turístico/urbano lo gestiona y paga el propietario del alojamiento.
Los impuestos (IVA) son gestionados por la Agencia de Alquiler.
Ahora, creemos paso a paso la estrategia para la Agencia de Alquiler usando el ejemplo.
Estrategia de la agencia de alquiler
1. Precio del Alquiler
Como se mencionó anteriormente, la estrategia de la agencia de alquiler debe ser la predeterminada. Esto significa que será el ÚNICO destinatario que ingresa dinero POR TODAS las RESERVAS (precio de alquiler) por Porcentaje - según el ejemplo 20% -
Según el ejemplo, la estrategia para la agencia de alquiler:
Para los casos que se salgan de la norma general, crearás Excepciones e indicarás cuánto ganas y por qué Alquileres debes ingresar esta cantidad.
En los Alquileres que necesitan un importe diferente pondrás el Porcentaje/importe de Comisión que cobras en las Reservas de estos Alquileres. Mira abajo:
Para todos los demás Destinatarios; *la Estrategia de Precio de Alquiler: "PUEDE Ingresar Dinero por las Reservas (Precio de Alquiler) por Porcentaje/Cantidad Fija" -tendrá que estar a "0" *
Una vez hecho esto, el resultado debería ser similar al siguiente:
Si pones "NO PUEDO ingresar dinero con reservas (precio de alquiler)", no podrá agregar ninguna excepción. Esto significa que NO se puede ingresar dinero en absoluto con esta sección. Esto se debe elegir al crear la Estrategia para la Empresa de Limpieza o el Propietario de Alquiler, por ejemplo.
Tarifas y Servicios
Esta sección incluye todas las Tarifas y Servicios que se muestran en tus Reservas. Deberías poder verlos en el Desglose de Reservas de todos.
Si tiene Tarifas que no se cobran al Huésped (y, por lo tanto, no se muestran en los detalles de la Reserva), no deben incluirse en esta sección.
En esta sección, trabajamos con palabras clave para poder incluir TODAS las Tarifas y Servicios, aunque puedan tener diferentes nombres en los diferentes Canales de Reserva (Airbnb-Booking.com, etc.) o estén configurados en diferentes idiomas. Esto significa que si tu tarifa de limpieza se detalla en diferentes idiomas en tu reserva, agregarás una excepción para cada idioma utilizado.
Los idiomas NO están relacionados con el idioma que utiliza en su Cuenta Rental Ninja, sino con el idioma en el que se anuncia su Anuncio en los diferentes Channels Managers.
Tarifas más comunes:
Limpieza (ménage/nettoyage/cleaning/neteja/pulizia/reinigung)
Impuesto Municipal (City Tax/Tasa Municipal/Tasa Turística/Taxe de Séjour)
Tarifa de huésped adicional
Ropa de cama/toallas
Transporte lanzadera
Tarifas para mascotas
Para continuar con la configuración de la estrategia del administrador de alquiler/agencia, le recomendamos asignar el 100% de las tarifas a la agencia de alquiler como estrategia predeterminada. De esta manera, se asegurará de que no se omita ninguna Tarifa si alguna vez agrega nuevas Tarifas en el futuro.
¡Es muy importante agregar el Impuesto Municipal en la Estrategia de Tarifas y Servicios ya que la mayoría de los Canales de Reservas consideran estos Impuestos como "Tarifas"!
Configuración de la estrategia de tarifas
Según el ejemplo, el 100% de los gastos de limpieza los gestiona la agencia de alquiler.
En este caso, pondrás, en la estrategia de tarifas predeterminada :
PUEDE INGRESAR dinero con las tarifas - Porcentaje - 100%.
Sin embargo, el Impuesto Municipal lo gestiona y paga el propietario del alquiler como se indica en el ejemplo. Esto significa que el 100% va al propietario del alquiler y el 0% a la agencia de alquiler.
Por lo tanto, dado que has indicado que la Agencia de Alquiler gana el 100% de las Tarifas, deberás crear una EXCEPCIÓN en la Estrategia de la, indicando que ganas el 0% de las Tarifas/Servicios que contienen la palabra "Impuesto de Turismo".
Como ya hemos dicho, deberás tener en cuenta los diferentes idiomas en los que tus huéspedes reservan sus estancias.
El resultado será el siguiente (dependiendo de los idiomas):
Si seleccionas "NO PUEDE ingresar dinero con tarifas", no podrás agregar ninguna excepción. Esto significa que NO se puede ingresar dinero en absoluto con esta sección.
Asegúrate que todas las Tarifas se hayan asignado en su totalidad al/los Destinatario/s correspondiente/s y que nada quede fuera, se duplique o supere el 100%.
El error más común es que no todos los idiomas se han incluido en las Excepciones en las Estrategias dentro de la sección "Tarifas y servicios".
Impuestos
Esta sección incluye los Impuestos que has configurado en tu Channel Manager/Configuración de Plataformas. Normalmente, se refiere únicamente a los cargos del IVA sobre el precio de alquiler.
En el caso del ejemplo, los Impuestos los gestiona íntegramente la Agencia de Alquiler. Esto significa que, para la Estrategia del Destinatario de la Agencia, seleccionarás: PUEDE INGRESAR Dinero de Impuestos - porcentaje - 100%. Vea abajo:
Artículos Recurrentes
Video explicativo de elementos recurrentes -
Los Artículos recurrentes son artículos que deben pagarse/recibirse de forma actual y no están incluidos en los Desgloses de Reservas de sus Reservas.
Los elementos recurrentes se pueden configurar por extracto o por reserva.
El valor indicado en este apartado como GASTO tiene que ser NEGATIVO al ser un COSTE . Todos los demás Artículos tienen montos POSITIVOS ya que son Ingresos Recurrentes.
Ejemplos: Servicios de jardinería - Suscripciones a Netflix - Costos fijos de limpieza mensuales - Tarifas de check-in.
Tenga en cuenta que cuando crea un Artículo recurrente, este es un costo/ingreso para el Destinatario que NO proviene directamente de una Reserva. Por lo tanto, deberá equilibrarlo y asignar exactamente la misma cantidad como costo/ingreso a otro Destinatario.
En otras palabras, cualquier costo para un Destinatario debería ser un ingreso para otro Destinatario. De lo contrario, se perderá o quedará dinero fuera.
Para explicar esto, podemos poner otro ejemplo.
Gastos Fijos Mensuales de Limpieza para la Agencia de Alquiler. Digamos que pagan un fijo por Alquiler al Mes de 200€ a la Agencia de Limpieza, y estas limpiezas no están relacionadas directamente con las reservas, por lo que también hay limpiezas a pesar de no tener Reservas.
En este caso, debes aplicar lo siguiente:
En la Estrategia de la Agencia de Alquiler añadir un Gasto Recurrente de -200€ como Fijo por Estado de Cuenta.
En la Estrategia de la Agencia de Limpieza añadir una Tarifa Recurrente de 200€ como Fija por Estado de Cuenta.
Venga, otro ejemplo:
La tarifa de check-in de 20 € la paga el propietario del alquiler, lo que significa que no se cobra directamente al huésped como una tarifa separada, por lo que NO está incluida en la reserva/desglose de la reserva.
Entonces, en general, esta tarifa la gana el agente de check-in y la paga el propietario del alquiler.
En este caso, debes aplicar:
En la Estrategia del Propietario del Alquiler , añade un Gasto Recurrente de -20€ como Fijo por Reserva (selecciona los Alquileres a los que se aplica esto).
En la Estrategia del Agente de Check-in , añade una Tarifa Recurrente (o elemento de Precio de Alquiler) de 20€ como Fija por Reserva (selecciona los Alquileres a los que se aplica).
¡Listo, has creado tus Destinatarios!
Es una configuración única, es decir, una vez creada, ya sigue sola pero puede modificar los Destinatarios en cualquier momento si lo necesita.
No dudes en consultarnos sobre cualquier Estrategia que quieras aplicar dependiendo de la contabilidad de tu negocio.
Genial, Ahora me gustaría ver/crear el Resumen de mis Ingresos (liquidaciones)
Apuntes:
No es posible eliminar un Destinatario, ya que es posible que ya haya creado Liquidaciones y Pagos vinculados a él. De esta manera no se perderá ninguna información legal.
Considera Crear un Destinatario dedicado a " Clientes con Incidencias o Daños", dejando una Estrategia de configuración en blanco. Cuando se produzca un daño, podrás asignar el Gasto del mismo (un extra no indicado en la Reserva) al Pago de este Destinatario; luego lo equilibrarása agregando la "ganancia/coste a cubrir" del daño a quienquiera que lo vaya a recibir(normalmente el propietario del alquiler o la agencia/administrador). Para saber más sobre Clientes con Incidencias consulta este artículo: