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Destinatari

Come creare le Strategie per i tuoi destinatari

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Written by Eva
Updated over a week ago

In questo articolo vi spieghiamo come creare le Strategie per i vostri Destinatari. In questo modo indicherete al sistema quanto denaro deve guadagnare ogni persona/entità coinvolta nella vostra attività.

Generalmente, i Destinatari potrebbero essere:

  • Il gestore degli affitti o l'agenzia di case vacanza

  • Proprietari di immobili

  • Personale di pulizia o imprese di pulizia esterne

  • Imprese di lavanderia

  • Agenzie di Check-in

  • Imprese di manutenzione / personale

*Consiglio avanzato: Considerate la possibilità di creare un Destinatario dedicato ai "Clienti con incidenti o danni", lasciando una Strategia vuota. Poi, quando si verifica un danno, assegnerete il relativo costo (cioè un extra non indicato nella Prenotazione) al pagamento di questo Destinatario, per poi bilanciare il tutto aggiungendo il "guadagno/costo di copertura" del danno a chi lo guadagnerà (tipicamente il proprietario dell'Appartamento o l'Agenzia/Gestore).

Per saperne di più sui Clienti con Incidenti, consultare questo articolo:

Innanzitutto, le cose da tenere a mente prima di creare le strategie:

  • Un Destinatario è una Persona e/o una Società che deve guadagnare da una determinata prenotazione di un Appartamento gestito all'interno dell'account. Dovrete creare una Strategia per ognuno di loro per indicare al sistema quanto ciascuno di loro guadagna dai guadagni di ogni prenotazione/tassa/servizio/imposta. Si tratta di un'impostazione una tantum.

  • In genere, le entrate vengono suddivise tra diverse persone/entità (Destinatari), il che significa che ogni Destinatario guadagnerà un importo diverso dai vari concetti. Questi importi/percentuali dovranno essere indicati nella Strategia di ciascun Destinatario affinché il sistema sappia quali calcoli applicare e fornisca la suddivisione dei Ricavi nei Pagamenti che verranno creati.

  • Come detto in precedenza, nelle Strategie si definisce quanto denaro guadagna ciascuno dei Destinatari. In genere questo viene fatto con percentuali, ma può anche essere fatto con importi fissi. Ciò dipende interamente dal modo in cui opera la vostra azienda.

  • L'importo TOTALE del denaro ricevuto da una Prenotazione (dopo aver detratto le commissioni OTA) rappresenta il 100% dei guadagni derivanti dalla prenotazione.

Seguendo la logica del channel manager, i ricavi generati per ogni prenotazione sono separati in diversi concetti: Prezzo di affitto, Servizi e Tasse. Ciascuno di questi concetti ha un proprio totale del 100%.

Non si può lasciare il 5% senza assegnarlo a nessuno, perché in tal caso il denaro andrebbe "perso". Ma non si può nemmeno assegnare (a tutti i destinatari insieme) più del 100%, perché in tal caso il sistema dirà che verrà "pagato" ai Destinatari più denaro di quanto ne sia stato ricevuto/guadagnato.

Nota: vi consigliamo di iniziare creando la Strategia dell'agenzia di locazione (generalmente la vostra stessa Strategia). Di solito, questo è il destinatario che guadagna da TUTTE le prenotazioni e i servizi di qualsiasi Appartamento gestito all'interno dell'account.

Iniziamo!

Per spiegare al meglio come impostare le vostre Strategie, lo faremo con un esempio:

  • L'agenzia applica una commissione del 20% sul prezzo dell'affitto (dopo aver detratto le commissioni del canale di prenotazione) ai proprietari degli Appartamenti.

  • I servizi di pulizia sono completamente gestiti dall'Agenzia di locazione. (Le spese di pulizia sono addebitate agli ospiti in aggiunta al prezzo di affitto e sono interamente pagate all'Agenzia).

  • La tassa di soggiorno è gestita e pagata dal proprietario dell'appartamento.

  • Le tasse (IVA) sono gestite dall'Agenzia di locazione.

Creiamo ora la Strategia per l'Agenzia di locazione passo dopo passo, utilizzando l'esempio.

1. Prezzo di affitto.

Come già detto, la strategia dell'Agenzia deve essere quella predefinita. Ciò significa che sarà l'UNICO Destinatario con una "Percentuale dell'importo XX" e "Può guadagnare dalle prenotazioni (Prezzo di affitto)". Tutti gli altri Destinatari devono avere la strategia Prezzo di noleggio come segue: "Può guadagnare dalle prenotazioni (prezzo di noleggio)". Scegliere l'opzione Percentuale/importo fisso e lasciarla su "0".

Nel caso dell'esempio, per la Strategia dell'Agenzia:

(sempre all'interno della Strategia dell'Agenzia)

Se guadagnate una percentuale diversa solo su alcuni dei vostri Appartamenti, aggiungerete delle eccezioni alla Strategia del prezzo degli affitti facendo clic sul pulsante "Aggiungi nuova eccezione". Selezionerete gli Appartamenti che necessitano di un importo diverso e inserite la percentuale/importo di commissione che addebitate alle prenotazioni di questi Appartamenti.

Se si inserisce l'opzione "NON PUO' guadagnare dalle prenotazioni (prezzo di affitto)", non sarà possibile aggiungere alcuna eccezione. Ciò significa che non è possibile guadagnare denaro da questa sezione. Questa opzione può essere scelta, ad esempio, quando si crea la Strategia per l'Impresa di pulizie o il Proprietario dell'immobile.

2. Tariffe/Servizi.

Questa sezione comprende tutte le tariffe e i servizi indicati nella Prenotazione. Dovreste essere in grado di vederli nella Disaggregazione dei costi all'interno della Penotazione.

Se avete spese/servizi che non vengono addebitate all'ospite (e quindi non vengono mostrate nei dettagli della prenotazione), non dovrebbero essere inclusi in questa sezione.

Qui lavoriamo con parole chiave per essere in grado di includere TUTTE le tariffe e i servizi, anche se potrebbero avere nomi diversi nei diversi canali di prenotazione (Airbnb-Booking.com ecc.), o sono impostati in lingue diverse. Ciò significa che se la Tassa di pulizia è descritta in diverse lingue nelle Prenotazioni, si aggiungerà un'Eccezione per ogni lingua utilizzata.

Le lingue NON sono legate alla lingua utilizzata nel vostro Account Ninja, ma alla lingua in cui annunciate il vostro annuncio sui diversi canali di prenotazione e alla lingua in cui ogni ospite utilizza il sito web quando prenota.

Spese più comuni:

  • Pulizia (ménage/nettoyage/limpieza/neteja/pulizia/reinigung)

  • Tassa di soggiorno (City tax/Tassa comunale/Tasa Municipal/Tasa Turística/Taxe de Séjour)

  • Ospiti extra

  • Biancheria da letto/asciugamani

  • Trasporto con navetta

  • Spese per animali domestici

Per procedere con l'impostazione della Strategia del gestore/agenzia di locazione, vi consigliamo di assegnare il 100% delle tasse/servizi all'agenzia, in quanto si tratta della strategia predefinita. In questo modo, vi assicurerete che nessuna tariffa/servizio venga tralasciata se in futuro aggiungerete nuove tariffe/servizi e che queste vengano aggiunte al Proprietario dell'account Rental Ninja.

È molto importante inserire la Tassa di Soggiorno tra le Tariffe/Servizi, poiché la maggior parte dei canali di prenotazione considera queste tasse come "Tariffe/servizi"!

Se avete bisogno di riscuotere le Tariffe di check-in, queste verranno inserite nella sezione Spese ricorrenti, poiché si tratta di una Tariffa che di solito non viene addebitata (separatamente) all'ospite e quindi non può essere "separata" nella Disaggregazione dei costi.

Secondo l'esempio precedente, il 100% delle spese di pulizia sono gestite dall'Agenzia.

In questo caso, nel Default della Strategia Tariffe/Servizi si inserirà: "Può guadagnare dalle Tariffe/Servizi" - Percentuale 100%.

Tuttavia, la Tassa di Soggiorno è gestita e pagata dal Proprietario dell'Appartamento, come indicato nell'esempio. Ciò significa che il 100% di essa va al Proprietario e non all'Agenzia.

In questo caso, poiché avrete impostato la Strategia predefinita dell'Agenzia con il 100% delle Tariffe/Servizi assegnati, dovrete creare un'ECCEZIONE sulla Strategia dell'Agenzia, impostando uno 0% sulle tasse/servizi che contengono la parola "tassa di soggiorno" nelle diverse lingue in cui avete impostato la tariffa/servizio.

Come detto, dovrete tenere conto delle diverse lingue in cui i vostri ospiti prenotano i loro soggiorni.

Il risultato sarà il seguente (a seconda delle lingue):

Se si seleziona "NON PUO' guadagnare dalle Tariffe/Servizi", non sarà possibile aggiungere alcuna eccezione. Ciò significa che non è possibile guadagnare denaro da questa sezione.

SE DOPO aver creato le Liquidazioni e i Pagamenti, qualcosa sembra mancare o i numeri sembrano sbagliati, assicuratevi di controllare le Tariffe/Servizi nella Disaggregazione dei costi (pulsante che troverete in ogni Liquidazione) e confrontatele con i documenti di pagamento ai vostri Destinatari. Assicuratevi che tutte le tariffe/servizi siano state assegnate completamente al/i destinatario/i corrispondente/i e che non ci sia nulla di omesso, duplicato o che superi il 100%.

L'errore più comune è che non tutte le lingue sono state incluse nelle Eccezioni delle Strategie nella sezione "Tariffe/servizi".

3. Tasse.

Questa sezione include le tasse che avete impostato nel vostro Channel Manager e/o OTA Set-up. Si tratta di tasse che si riferiscono esclusivamente all'IVA sul prezzo per gli ospiti.

-Se per legge non siete obbligati a richiedere l'IVA ai vostri ospiti, ignorate questa sezione-

Nel caso dell'esempio, le tasse sono gestite dall'Agenzia. Ciò significa che, per la Strategia del Destinatario Agenzia, si selezionerà: "Può guadagnare dalle tasse" con una percentuale del 100%, vedi sotto:

Per tutti gli altri Destinatari, si selezionerà l'opzione "NON PUO' OTTENERE SOLDI DALLE TASSE".

Nella maggior parte delle AGENZIE la sezione Tasse non viene utilizzata, perché non viene applicata l'IVA sul Prezzo di affitto. Nella maggior parte dei Paesi solo le tariffe/servizi devono includere l'IVA, ma non il prezzo di noleggio. Tuttavia, ciò dipende dalla sede dell'azienda.

Detto questo, anche se non addebitate tasse (ad eccezione della Tassa di Soggiorno = considerata una Tariffa/servizio), vi consigliamo di lasciare l'impostazione con il 100% di "PUO' OTTENERE SOLDI DALLE TASSE" per l'Agenzia di noleggio, per sicurezza. Per tutti gli altri destinatari, è possibile impostare "NON PUO' OTTENERE TASSE".

4. Voci ricorrenti.

Definizione: gli Elementi ricorrenti sono tutte le voci che devono essere pagate/ricevute in maniera ricorrente. Possono essere impostate per Liquidazione o per Prenotazione. Il valore indicato in questa sezione come SPESA deve essere NEGATIVO, poiché si tratta di un COSTO. Tutte le altre voci devono avere un valore POSITIVO, poiché si tratta di entrate ricorrenti.

Esempi: Servizi di giardinaggio / Abbonamenti a Netflix / Spese fisse di pulizia mensili.

Tenete presente che quando si crea un Elemento ricorrente, si tratta di un costo/entrata per il Destinatario che NON proviene direttamente da una Prenotazione. Pertanto, sarà necessario assegnare lo stesso identico importo come costo/provento a un altro Destinatario per bilanciarlo.

In altre parole, tutti i costi pagati da qualcuno devono essere ricevuti come entrate da qualcun altro. In questo modo, nessuna voce viene "persa o lasciata fuori".

Per spiegarlo, vi faccio un altro esempio.

Spese fisse di pulizia mensili per l'agenzia. Supponiamo che paghino all'agenzia di pulizie un importo fisso di 200 euro al mese per ogni Appartamento, e che queste pulizie non siano direttamente collegate alle Prenotazioni, quindi ci sono pulizie anche se non ci sono Prenotazioni.

In questo caso, si procederà come segue con le Strategie:

  • Nella Strategia dell'Agenzia, aggiungere una Spesa ricorrente di -200€ come fisso per Liquidazione.

  • Nella Strategia dell'Agenzia di pulizie aggiungete una Tariffa/Servizio ricorrente di 200€ come Fisso per Liquidazione.

Un altro esempio:

La Tariffa di check-in di 20€ è pagata dal Proprietario dell'Appartamento, il che significa che non viene addebitata direttamente all'ospite come Tariffa/servizio separata, quindi NON è inclusa nella Prenotazione (Disaggregazione dei costi).

Quindi, nel complesso, questa Tariffa/Servizio viene guadagnata dall'Agente che ha svolto il check-in e pagata dal Proprietario dell'Appartamento.

In questo caso, dovrete procedere come segue:

  • Nella Strategia del Proprietario, aggiungere una spesa ricorrente di -20€ come fissa per Prenotazione (selezionare gli Appartamenti a cui si applica).

  • Nella Strategia dell'Agente di check-in, aggiungete una Tariffa/Servizio ricorrente di 20€ come Fisso per Prenotazione (selezionate gli Appartamenti a cui si applica).

Fatto, avete creato le Strategie per i vostri Destinatari!

Nota finale: poiché per un Destinatario si può avere già creato Liquidazioni e Pagamenti ad esso collegati, per motivi legali non è possibile eliminarlo. In questo modo non si perderanno informazioni legali.

Le Strategie consentono un elevato livello di personalizzazione. Come detto, è sufficiente impostare le Strategie una sola volta. Tuttavia, è possibile modificarle in qualsiasi momento, se necessario.

Non esitate a consultarci su qualsiasi strategia vogliate applicare in base alla vostra contabilità aziendale.

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