Pour automatiser davantage votre Comptabilité, programmez vos Relevés et les Paiements correspondants.
Cela ne nécessite qu'une seule configuration; ensuite, tout sera généré automatiquement pour vous!
Étape par étape
Allez dans le Module de Facturation > Relevés Planifiés puis cliquez sur le bouton "+" en bas à droite.
2. Donnez un nom au Relevé Planifié. Nous recommandons d'utiliser le nom du Logement ou celui du Propriétaire.
En cliquant sur la case en dessous, vous pouvez inclure la date du Relevé dans le titre de celui-ci.
3. Choisissez quand le Relevé doit être généré
Le Relevé peut être généré mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou de manière annuelle
Indiquez le jour de la période où il doit être généré.
Remarque ! Les options Premier / Dernier font référence au tout premier / dernier jour de la période sélectionnée. Par exemple, si vous sélectionnez tous les semestres : premier = 1er janvier + 1er juin, dernier = 31 mai, 31 décembre.
Indiquez pour quelle période le Relevé doit être généré : Période passée, actuelle ou suivante.
Exemple : Vous allez générer des Relevés Mensuels le premier jour de chaque mois pour la période passée. Dans ce cas, le 1er février, le Relevé de janvier sera généré, etc.
Sélectionnez la devise dans laquelle le Relevé doit être créé.
Vous recevez des réservations dans plusieurs devises ? Alors, gardez à l'esprit que chaque Relevé ne comprendra qu'un seul type de devise.
Par exemple : si vous recevez des Réservations en USD + EUR et que vous souhaitez automatiser vos Relevés mensuels, vous devrez programmer un Relevé mensuel pour les Logements souhaitées dans les deux devises : 1 Relevé Planifié en EUR + 1 Relevé Planifié en USD.
4. Sélectionnez les Logements à inclure dans le Relevé. Vérifiez bien que les Logements ne sont pas présents sur un autre Relevé pour la même période.
5. Sélectionnez les Bénéficiaires pour lesquels un Paiement devra être automatiquement créé pour ce Relevé Planifié. Veuillez noter ce qui suit:
Les Paiements seront automatiquement créés pour le Relevé en fonction de la Stratégie de chaque Bénéficiaire.
Vous pourrez toujours modifier manuellement le Paiement et y ajouter des éléments supplémentaires après sa création automatique.
Les Paiements seront créés pour vous lorsque vous ouvrirez pour la première fois chaque Relevé généré automatiquement. En fonction du nombre de Paiements à créer, le chargement de tous les Paiements peut prendre quelques instants.
Choses à garder à l'esprit
Vous ne voulez plus que le Relevé Planifié soit créé automatiquement ? Alors, il suffit de le désactiver en allant dans : Relevés Planifiés > Détails > désélectionnez l'option "Actif":
Dans la liste des Relevés, vous pouvez facilement identifier si un Relevé a été généré automatiquement pour vous (à l'aide de l'option Relevés Planifiés) ou s'il a été créé manuellement par l'un des Membres de votre équipe:
Lorsqu'un Relevé est automatiquement créé par l'option Relevés Planifiés, il apparaît d'abord en BLEU CLAIR.
Lorsqu'il est ouvert, il apparaît en blanc comme d'habitude. De cette façon, vous garderez la trace des Relevés générés automatiquement que vous avez déjà vérifiés.
Si vous voulez voir cela en vidéo, c'est ici !