Le Module des Tâches est conçu pour planifier et attribuer automatiquement les Missions récurrentes à effectuer par toute personne de votre équipe. Cela permet d'économiser beaucoup de temps, d'éliminer les mises à jour manuelles, d’éviter les malentendus et d’assurer que tout sera fait à temps, laissant, si désiré, une preuve de travail achevé.
Dans ce Module vous pouvez:
Automatiser les Missions Récurrentes (ex: Ménages et Check-ins)
Créer des Missions Ponctuelles (ex: Réparer un article cassé)
Modifier/Éliminer 1 mission spécifique générée comme une mission récurrente ( ex: Le nettoyage ne doit pas être effectué en raison d'une extension de Réservation)
Assigner des Missions à 1 personne ou à un Groupe de Personnes (ex: Équipe de Ménage ou Rental Managers)
Superviser ou assigner des Inspecteurs aux différentes Missions assignées aux Membres de votre Équipe
Mettre des Photos pour toutes les Tâches qui en ont besoin
La plupart des Missions sont principalement complétées via l’Application Mobile de Rental Ninja.
Vous verrez que dans les Permissions par Défaut configurées pour les rôles de l’ Équipe de Ménage et des Agents de Check-in, ils auront seulement accès à l’ App Mobile et pas à la Page Internet.
Cependant, vous pouvez utiliser aussi des Missions Récurrentes automatisées comme rappels pour des questions administratives ponctuelles, comme des remboursements de dépôts de dommages. Ceux-ci pourront être complétés et gérés depuis la Page Internet, par les rôles supérieurs, comme les Administrateurs ou les Rental Managers -qui font généralement ces opérations administratives-.
Pour en apprendre plus sur les Permissions de chaque Rôle d’Équipe, cliquez ici.
Premières choses à garder à l’esprit:
Les Missions peuvent seulement être créés/modifiées/supprimées par Propriétaires de l’équipe - Administrateurs - Rental Managers
La création des Missions peut seulement être faite depuis la version Web (pas depuis l’Application Mobile), cependant l'achèvement et inspection des Missions peut être faite depuis votre Téléphone Mobile - d’où vous voulez.
L’inspection des Missions peut être assignée seulement aux Propriétaires de l’ équipe - Administrateurs et Rental Managers. Les Missions peuvent être inspectées à partir de la Version Web ou de l’App Mobile.
N’importe quel Membre de l’Équipe pourra voir les Tâches selon ses Permissions et l'accès aux Logements.
Comment faire la configuration?
Comme expliqué, on peut automatiser les Tâches Récurrentes, ou on peut créer une Tâche Ponctuelle.
Tâches Récurrentes
Tâche Ponctuelles
Créer un Modèle de Mission, si nécessaire
(on vous recommande de créer un Modèle et de ne pas le planifier pour les Tâches qui sont Récurrentes mais non directement liées à des Réservations , + ont une périodicité basse fréquence, par exemple le nettoyage du filtre A/C chaque 4 mois)
Aller au Calendrier et Créer une Tâche Manuelle/Ponctuelle
Choses à garder à l’ esprit:
Schéma de couleurs:
Les Réservations normales sont affichées en BLEU, les Blocages (date pas disponibles) sont affichés en GRIS. Au-dessus de chaque Réservation vous verrez les Missions/Tâches qui y sont liées.
Les Tâches/Missions qui ont besoin de votre attention seront soit ROUGE lorsqu'elles sont Inachevées, ou JAUNE lorsqu'elles se trouvent près de la date de fin de la tâche. Un changement typique sur la couleur se vérifie lorsqu'une Mission est assignée à un Rôle; n’importe quelle personne avec ce Rôle ET accès au Logement pourra réclamer la Mission. Alternativement pour réclamer la Mission, un Rental Manager peut assigner la Mission à un Membre de l’ Équipe spécifique ou le réassigner à quelqu'un d’autre.
Astuces d’utilisation: Utiliser les flèches dans le coin inférieur droit pour naviguer horizontalement dans le Calendrier. Astuce Avancée: au lieu de cela maintenez la touche Maj de votre clavier pendant que votre souris est sur le calendrier et déplacez votre molette de défilement.
