Les Bénéficiaires
Comment créer les Stratégies de vos Bénéficiaires?
Dans cet article, nous vous expliquons comment créer les Stratégies pour vos Bénéficiaires. Ainsi vous indiquerez au système combien d'argent chaque personne/entité impliquée dans votre activité doit gagner.
Les Bénéficiaires peuvent être:
Le Gérant de Location ou l'Agence de Location de Vacances
Les Propriétaires de Logements
L' Équipe de Nettoyage ou entreprises externes de Nettoyage
Entreprises de Laverie
Entreprises/Équipes de Maintenance
* Veillez à créer un Bénéficiaire dédié aux "Clients avec Incidences ou dommages", en laissant la Stratégie en blanc. Ainsi, lorsqu'il y aura un dommage, vous désignerez cette dépense (qui est un extra non indiqué dans la Réservation) dans les Paiements de ce Bénéficiaire, et puis vous l'ajusterez en ajoutant le "gain/coût de couverture de ce dommage au Bénéficiaire qui doit le gagner (typiquement le Propriétaire du Logement ou l'Agence/Conciergerie).
Pour en savoir plus sur les Clients avec Incidences, vous pouvez lire cet Article:
Conseils: Clients avec Incidences & Stratégies en blanc
Tout d'abord, les choses à prendre en compte avant la création de vos Stratégies:
Un Bénéficiaire est une personne et/ou Entreprise qui gagne de l'argent sur une Réservation d'un Logement géré. Vous devriez créer une Stratégie pour chacun et indiquer au système combien chaque Bénéficiaire gagne de Revenus pour chaque Réservation/Service/Frais/Taxe. C'est une configuration ponctuelle que vous ferez une seule fois au début.
Typiquement, le Revenu est divisé entre plusieurs personnes/entités (Bénéficiaires), cela signifie que chaque Bénéficiaire gagnera un montant différent pour différents concepts. Ces montants/pourcentages devront être indiqués dans la Stratégie de chaque Bénéficiaire pour indiquer au système quels calculs appliquer et vous donner la division du Revenu dans le Paiement que vous créerez.
Comme indiqué précédemment, vous définirez dans les Stratégies combien d' argent chacun de vos Bénéficiaires gagne. Généralement, cela est fait avec des pourcentages, mais on peut le faire aussi avec des montants fixes. Cela dépend de comment est exercée votre activité.
Le montant TOTAL d'argent reçu d'une Réservation (depuis la déduction des commissions des OTA) indique les 100% de Revenus d'une Réservation.
En suivant la logique du Channel Manager, le Revenu généré pour toute Réservation est séparé en différents concepts: Prix du Logement, Services & Frais et Taxes. Chacun de ces concepts a son propre total de 100%.
Vous ne pouvez pas laisser un 5% sans être assigné à personne, car sinon l'argent se "perdra". Mais aussi, vous ne pouvez pas assigner (à tous les Bénéficiaires ensemble) plus de 100%, autrement le système vous indiquera que vous paierez à vos Bénéficiaires plus d'argent que l'argent que vous avez reçu.
Note: Nous vous recommandons de commencer en créant la Stratégie de votre Conciergerie. En effet, il s'agit du Bénéficiaire qui gagne de l'argent sur TOUTES les Réservations et les Services de tous les Logements gérés dans le compte.
On va commencer!
Pour mieux vous expliquer comment configurer vos Stratégies, voici un exemple:
La Conciergerie prend 20% de commission sur le Prix du Logement au Propriétaire de Logements. (Après déduction des commissions de la plateforme de Réservation)
Les Services de Nettoyage sont gérés complètement par la Conciergerie. (Les coûts de nettoyage sont chargés aux clients au-dessus du Prix du Logement et sont payés entièrement à la Conciergerie).
La Taxe de Séjour est gérée et payée par le Propriétaire du Logement.
Les Taxes (TVA) sont gérées par la Conciergerie.
Maintenant, nous allons créer la Stratégie pour la Conciergerie/Agence étape par étape en utilisant l'exemple.
**1. Prix du Logement **
Comme mentionné précédemment, la Stratégie de l'Agence de Location/Conciergerie devrait être la Stratégie par défaut. Cela signifie qu'il s'agira du SEUL bénéficiaire avec un "pourcentage de X montant" et "PEUT gagner de l'argent sur le montant de la location". Tous les autres Bénéficiaires doivent avoir la Stratégie du Prix du Logement comme suit: "PEUT gagner de l'argent sur le montant de la location". Vous choisirez l' option de Pourcentage/Montant Fixe et vous le laisserez à "0".
Dans le cas de l'exemple, pour la Stratégie de l' Agence de Location:
(Encore dans la Stratégie de l'Agence de Location)
Si vous gagnez des pourcentages différents sur quelques uns de vos Logements seulement, vous ajouterez des Exceptionsà la Stratégie du Prix du Logement en cliquant sur le bouton "Ajouter une nouvelle exception". Vous sélectionnerez les Logements qui ont besoin d'un montant différent et vous mettrez la Commission Pourcentage/ montant que vous chargez sur les Réservations de ces Logements. Voir ci-dessous:
Une fois terminé, le résultat devrait être semblable à ce qui suit:
Si vous sélectionnez "NE PEUT PAS GAGNER de l'argent sur le montant de la location", vous ne pourrez pas ajouter d'Exceptions. Cela signifie qu'aucune somme d'argent ne peut être gagnée du tout à partir de cette section. Par exemple, cela peut être choisi au moment de créer la Stratégie pour l'Entreprise de Nettoyage ou le Propriétaire du Logement.
**2. Frais et Services **
Cette section comprend tous les frais et les services comme ils sont montrés dans la réservation. Vous devriez pouvoir les voir dans la Ventilation par Réservation.
*Si vous avez des frais qui ne sont pas chargés aux clients (et donc pas indiqués dans les détails de la réservation) ils ne doivent pas être inclus dans cette section. *
Ici on travaille avec des mot-clés pour pouvoir englober tous les Frais et les Services, même s'ils ont des noms différents dans les différents Canaux de Réservations (Airbnb, Booking.com, etc) où il sont configurés en différentes langues. Cela signifie que si vos Frais de Nettoyage sont détaillés en plusieurs langues dans vos Réservations, vous ajouterez une Exception pour chaque langue que vous utilisez.
*Les langues NE sont PAS liées aux langues que vous utilisez dans votre compte de Rental Ninja, mais elles sont liées aux langues avec lesquelles vous mettez vos annonces dans les différents Canaux de Réservation et aux langues que chaque client utilise sur le Site Web au moment où ils font la réservation. *
Frais le plus commun:
Nettoyage (ménage/cleaning/limpieza/neteja/pulizia/reinigung)
Taxe de Séjour (City tax/Municipality Tax/Tasa Municipal/Tasa Turística/Tassa di soggiorno)
Frais pour hôte supplémentaire
Linge/Serviettes
Service de navette
Frais pour animal de compagnie
Pour procéder avec la configuration de la Stratégie du Gérant/ Agence de Location, on vous recommande d'assigner 100% des Frais à l'Agence de Location, comme c'est la Stratégie par défaut. De cette façon, vous vous assurerez qu'aucun frais n'est exclu si vous ajoutez de nouveaux frais à l' avenir, et que ceux-ci seront ajoutés au Gérant du Compte de Rental Ninja.
Il est très important que vous mettiez la Taxe de Séjour dans les Frais et Services car la plupart des Canaux de Réservation considèrent cette taxe comme un "Frais"!
Si vous avez besoin de recueillir des Frais d'enregistrement, ils seront couverts dans la section Dépenses Récurrentes, car il s'agit d'un Frais qui normalement n'est pas chargé (séparément) au client et ne peut donc pas être séparé dans Ventilation par Réservation.
En accord avec l'exemple ci-dessus, 100% des frais de nettoyage sont gérés par l'Agence de Location.
Dans ce cas, vous mettrez, à défaut de les Strategies de Frais/Service:
" PEUT GAGNER de l' argent sur le montant de Frais/Service" -
Pourcentage 100%.
Cependant, comme indiqué dans l' exemple, la Taxe de Séjour est gérée et payée par le Propriétaire du Logement. Cela signifie que 100% de celle-ci va au "Propriétaire du logement"
Dans ce cas, comme vous devrez configurer les Stratégies par Défaut pour l'Agence de Location avec 100% des Frais qui leurs sont assignés, vous devrez créer une EXCEPTION sur la Stratégie de l'Agence de Location, en configurant le 0% sur les Frais/Services qui contiennent le mot "Taxe de Séjour" dans toutes les langues avec lesquelles vous avez fait la configuration de ces frais.
Vous devrez tenir compte des différentes langues avec lesquelles vos clients font les réservations.
Le résultat sera comme ci-dessous (selon les langues):
*Si vous sélectionnez " NE PEUT PAS GAGNER d' argent des Frais/Services" , il ne sera pas possible d'ajouter une Exception. Cela veut dire qu'aucun argent ne peut être gagné en absolu dans cette section. *
Si en créant les Relevés et les Paiements, il semble qu'il manque quelque chose ou que les numéros semblent faux, assurez-vous de vérifier les Frais dans la Répartition des Réservations (bouton qui vous trouverez dans chaque Relevé) et comparez-les avec le document des Paiements de vos Bénéficiaires. Assurez-vous que tous les Frais et Taxes ont été assignés au(x) Bénéficiaire(s) correspondant(s) et que rien n'a été exclu, dupliqué ou a dépassé le 100%.
L' erreur la plus commune est que vous n'avez pas inclus toutes les langues dans les Exceptions de la section " Frais et Services".
**3. Taxes **
Cette section comprend les Taxes que vous avez configurées dans les paramètres de votre Plateforme/Channel Manager. Avec cela nous nous référons aux frais de TVA sur votre Prix du Logement uniquement.
Dans le cas de l' exemple, les Taxes sont gérées par l'Agence de Location. Cela veut dire que, pour la Stratégie du Bénéficiaire de l'Agence, vous sélectionnerez: "PEUT GAGNER de l'argent sur le montant des Taxes" au pourcentage 100%, voyez ci-dessous:
Pour tous les autres Bénéficiaires, vous sélectionnerez l'option "NE PEUT PAS GAGNER d'argent sur le montant des Taxes".
Dans la plupart des entreprises, la section Fiscale (Taxes) n'est pas utilisée, car aucune TVA n'est appliquée sur le Prix du Logement. Dans la plupart des pays, seuls les Frais et Services doivent inclure la TVA, mais pas le Prix du Logement. Cependant, cela dépend de l'emplacement de votre entreprise.
Soit dit en passant, même si vous ne facturez pas des Taxes ( sauf pour la Taxe de Séjour = considéré comme un Frais), au cas où nous vous recommandons de la laisser configurée avec 100% "PEUT GAGNER de l'argent sur le montant des Taxes" pour l' Agence de Location. Pour tous les autres Bénéficiaires, vous pouvez configurer "NE PEUT PAS GAGNER d'argent sur le montant des Taxes".
**4. Éléments Récurrents **
Vidéo explicative des Éléments Récurrents
Définition : Les Éléments Récurrents sont tous les éléments qui doivent être payés/reçus sur une base courante. Ils peuvent être configurés soit par Relevé, soit par Réservation. La valeur indiquée dans cette section comme une Dépense doit être NÉGATIVE car il s'agit d'un COÛT. Tous les autres éléments doivent avoir un montant POSITIF car il s'agit de Revenus Récurrents.
Exemples : Services de jardinage - Abonnements Netflix - Frais mensuels fixes de nettoyage.
N'oubliez pas que lorsque vous créez un Élément Récurrent, il s'agit d'un coût/revenu pour le Bénéficiaire qui ne provient PAS directement d'une Réservation. Par conséquent, vous devrez attribuer exactement le même montant en tant que coût/revenu à un autre bénéficiaire pour l'équilibrer.
En d'autres termes, tous les coûts devront être payés à quelqu'un, afin qu'aucun argent ne soit "perdu ou laissé de côté".
Pour expliquer cela, voici un exemple:
Coûts mensuels fixes de nettoyage pour la Conciergerie. Disons qu'ils paient un montant fixe de 200€ par Location et par mois à l'agence de nettoyage, et que ces nettoyages ne sont pas directement liés aux Réservations, donc il y a aussi des nettoyages même s'il n'y a pas de Réservations.
Dans ce cas, vous devrez faire comme ci- dessous pour les Stratégies:
Dans la stratégie de la Conciergerie, ajoutez une Dépense Récurrente de -200€ comme fixe par Relevé.
Dans la stratégie de l'agence de nettoyage, ajoutez un Frais Récurrent de 200€ comme fixe par Relevé.
Un autre exemple:
Les frais de Check-in de 20 € sont payés par le Propriétaire du Logement, ce qui signifie qu'ils ne sont pas directement facturés au client en tant que frais distincts et qu'ils ne sont donc PAS inclus dans la ventilation de la Réservation.
Donc, en somme, ces frais sont perçus par l'agent d'enregistrement et payés par le propriétaire du logement.
Dans ce cas, vous devrez faire ainsi:
Dans la stratégie du Propriétaire du Logement, ajoutez une Dépense Récurrente de -20€ comme fixe par Réservation (sélectionnez les Logements auxquels cela s'applique).
Dans la stratégie de l'agent de Check-in, ajoutez des Frais Récurrents (ou un élément du prix de location) de 20 € en tant qu'élément fixe par Réservation (sélectionnez les locations auxquelles cela s'applique).
**Bravo, vous avez créé vos Bénéficiaires! **
*Cliquezicipour accéder au Tour, étape par étape sur comment configurer vos Stratégies dans Rental Ninja. *
*Note: Pour des raisons légales, il n'est pas possible de supprimer un Bénéficiaire parce qu'il peut avoir déjà créé des Relevés et des Paiements. De cette façon, aucune information légale ne sera perdue. *
*Les Stratégies permettent un haut niveau de personnalisation. Vous devrez configurer vos Stratégies seulement une fois. Cependant, si besoin, vous pourrez les modifier à tout moment. N' hésitez pas à nous contacter pour toute stratégie que vous voulez appliquer selon la comptabilité de votre entreprise. *